ORBIS ConstructionRFQ : Optimisez vos réponses aux demandes de devis et appels d’offres

Le flot quotidien de demandes clients reçues à travers différents canaux et formats de fichiers représente un défi considérable pour les équipes commerciales et le bureau d‘études. Les distributeurs, fabricants et fournisseurs reçoivent parfois jusqu'à 7 000 appels d'offres et cahiers des charges (RFQ) par mois de la part des promoteurs immobiliers et des planificateurs. Ces RFQ (Request For Quotation) aussi appelés demande de devis ou de cotation constituent l'élément central d'un appel d'offres.

Ces demandes contiennent parfois des centaines de pages avec plus de 1000 références. À cela s'ajoutent des problèmes de lecture de documents. Tout le monde n'utilise pas le même format de données. C'est pourquoi les entreprises doivent aussi prendre en charge des textes courants provenant d'e-mails ou de PDF. Cette étape mobilise un temps précieux dans le cadre du montage de l‘offre.

Jusqu'à présent, ces demandes de devis ne pouvaient être automatiquement associées aux référentiels de produits et services disponibles de l'entreprise dans le cadre de la gestion des demandes clients. Cela entraîne un travail manuel considérable.

Bien que le nombre de collaborateurs de l'équipe chargée des offres soit en constante augmentation, de nombreuses demandes entrantes restent sans réponse. Le temps et les ressources font tout simplement défaut. Notre solution cloud ORBIS ConstructionRFQ et notre logiciel d'intelligence artificielle permettent d'alléger la charge de travail de vos collaborateurs.

ORBIS ConstructionRFQ automatise la gestion des demandes devis à l'aide de l'intelligence artificielle (IA). Avec notre solution, réduisez la recherche d'informations et les traitements manuels et fastidieux. Les références dans le cahier des charges sont automatiquement reconnues et comparées avec les catalogues de produits et de prestations dans votre CRM Microsoft Dynamics ou votre ERP. Grâce à la mise en correspondance automatique, gagnez du temps et affranchissez-vous des recherches manuelles et des problématiques de formats de fichiers.

Optimisez le flux de travail de votre service commercial avec l‘application de gestion des demandes ORBIS ConstructionRFQ. Notre logiciel, basé sur l'intelligence artificielle, vous aide à automatiser la création de devis et à augmenter votre taux de conversion.

• Numérisation et synchronisation des cahiers des charges (e-mails, PDF) évitant les erreurs de saisie
• Indexation des fichiers pour une recherche plus rapide
• Mise en correspondance automatisée des demandes de prestations avec le référentiel de produits et de services
• Détection et prévention des doublons
• Détection des différences de prix entre vos marchés
• Réduction des coûts de traitement
• Traitement des offres plus rapide

Un fournisseur d'installations sanitaires pour la construction reçoit un appel d'offres pour une chaîne d'hôtels, auquel il doit répondre. Les appels d'offres de ce type se composent souvent de différents formats. Cela va des e-mails avec un simple texte courant ou des fichiers PDF en annexe jusqu'à des formats de fichiers spécifiques.

Répondre à un appel d'offres sans l'aide du numérique

Toutes les références du cahier des charges doivent être comparées manuellement avec le portefeuille d'offres et de services, et ce parfois plusieurs fois dans différents départements de l'entreprise. L’entreprise doit alors réaliser ces tâches fastidieuses et chronophages manuellement, courant ainsi le risque de perdre un client potentiel.

Les RFQ, qui sont envoyées à différentes filiales de l'entreprise, parfois même à l'étranger, constituent une autre difficulté. Il faut un temps considérable pour trouver les caractéristiques qui se recoupent (doublons) pour deux ou trois demandes identiques ou pour comparer les prix spécifiques aux différents pays.

Répondre à un appel d'offres à l'aide de l'IA et notre solution cloud ORBIS ConstructionRFQ

Les processus de notre application détectent automatiquement les doublons et accélèrent ainsi de manière significative la création des offres.

Grâce au logiciel d'intelligence artificielle (IA) et ses algorithmes pré-entrainés, nous atteignons déjà un degré d'automatisation de 70 % à 80 %. Les produits sont automatiquement renseignés dans un devis grâce à l'IA, ce qui fait gagner beaucoup de temps à l'équipe en charge des appels d'offres.

ITyX - le spécialiste de l'intelligence artificielle (IA) et du Machine Learning

ITyX est spécialisé dans l'automatisation des processus commerciaux sur la base de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique. Cela permet de lire automatiquement le contenu des appels d'offres, comme les e-mails, les textes, les PDF ou les fichiers à format spécifique dans le système existant.

RootNine - les professionnels de la création d'offres numérisées

La plateforme de travail basée sur le cloud de RootNine permet aux planificateurs, aux fabricants et aux distributeurs de traiter rapidement et facilement les demandes de devis et les appels d'offres. Cela permet aussi d‘établir des devis dans une application centralisée. Toutes les personnes impliquées dans le projet sont informées à tout moment du statut actuel et peuvent échanger les documents correspondants via la plateforme cloud quel que soit le format de fichiers. 

ORBIS - votre partenaire idéal pour la digitalisation des processus dans la construction

Pour la numérisation du parcours client, nous nous sommes basés sur les tendances et les défis actuels du secteur de la construction. Les entreprises et les fournisseurs de ce secteur franchissent la prochaine étape de leur transformation numérique grâce à notre solution innovante basée sur la plateforme Microsoft Azure. Notre savoir-faire acquis au cours de nombreux projets clients comme partenaire Microsoft ainsi que nos nombreuses références dans le secteur de la construction font de nous votre partenaire idéal !

De la recherche de projets à la mise en œuvre du chantier numérique, en passant par les activités de maintenance, vous bénéficiez d'une compétence métier et technologique multifonctionnelle dans une seule solution.

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